2015年07月07日

メールはミスをどれだけ防げるか、が大事

問い合わせに対する返答メール文面は、どうするのがいいですか?


というご質問に、なにごともこれが絶対という正解はないという前提でお答えすると、一番大事なのは

ミス をどれだけ防ぐか

に重きを置くことではないでしょうか。

人間がキーボードを打ってタイプするのだから、タイプミスがどうしても起こるでしょう。

これを防ぐには、定型文はあらかじめワードなどで打っておき、コピペするだけにする。

そのまたコピペミスを防ぐために、いくつもの定型文を1つのファイルに保存するのではなく、1ファイルに1文例だけ保存する。

と、ミスをできるだけ防ぐやり方を試行錯誤しながら構築するといいと思います。

そして送信する前に必ず、メール作成者以外の目を通し、名前の表記ミスや変換ミス、誤字脱字がないか最終チェックしてから送るとルールを決める。


失敗する原因はたいてい文面の中身よりも、どうやって送信するかのルールを社内で決めてないことか、第三者に確認してもらうことを怠っているかのいずれかだと思われます。

これがクリアできたら、メール文面に今後の連絡方法は、メール・電話・FAX、はたまたLINEやfacebookがいいか、相手の希望をきちんと聞いておきましょう。

メールの文面をいくら工夫したところで、メールのやり取りより電話が好きな相手にはそれも伝わりませんからぁ。


実際に会えるまでのお客さまとのメールのやり取りは必ず、送信前にプリントアウトして数人で確認するというルール付けが大事ですよぉ。



どんな業務も

なんとなくやらない
勘だけに頼らない
担当者任せにしない
確認は担当者以外が必ずする

とすると、精度が保たれます。

他にスタッフがいないという場合は、パートナーや友達など頼れる存在に確認をしてもらいましょう。

実際にお客さまとお会いしてからなら笑って許してもらえるタイプミスも、会う前だと怒りを買うことがあるので。

自分がタイプしたものをチェックしても、どうしてもそのチェックが漏れることがあるし、何度も同じものを見ていると目がバカになっちゃいません??

だからそこは自分の目を過信しないほうがいいでしょう。

ミスを防ぐには、とにもかくにも「確認」が大事。

文面は、何回も同じような内容を幾人かでチェックすると、自然と上手くなるでしょう。

メールでのやり取りも早さと正確さがより要求されるのが初回なら、

温かみや優しさ、思いやりが最も要求されるのは2回目以降かな?

何を要求されているか、その優先順位を見極めることも大事ですね。

今日も最後までお読みいただき、ありがとうございます♪
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この記事へのコメント

1. Posted by 元単身赴任のYH   2015年07月11日 16:39
こんにちは。

確認。
大切ですね。
メールを勢いで打った後、時間を空けて読み返すと、直すところがいっぱいです。いつもハンセイしています〜
2. Posted by ビルダーナース   2015年07月13日 22:42
>元単身赴任のYHさんへ

私も同じくです。
自分で書いたものを自分でチェックしても、どうしても抜けが出ますね。
誰かと一緒に仕事をする時は、お互いできるだけチェックができるような関係性を築いておきたいと心がけております。。。。

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ビルダーナースです
アラフォー女子。
A型。かに座。7月11日生まれ。
千葉市花見川区育ち。千葉→東京→千葉→名古屋→広島と移動し、現在は広島市在住。双子の片割れ(兄)がいます。

趣味は家事、映画、読書、散歩、人間観察。


技術屋で建築家の社長と2人で地場ビルダーを立ち上げた経験あり。


立ち上げ当初は業績も順調でしたが、3年目に大きな壁にぶつかりました。

この時、技術力やデザイン力だけではなく、PRやマーケティングを真剣に考えるようになりました。そこで主にHPで集客するスベを身に着け、金なし、地縁なし、営業マンなしで、なんとか受注できるようになりました。


得意なことは集客デザイン。そのためのHP制作やチラシ・カタログ・パンフレットの企画、制作・マーケティング施策の企画。コーチングを通してその施策を継続できるようサポートすること。


現在は工務店・ビルダー・職人・設計士さんのコンサルティングやコーチング、執筆活動などを通じて地場でがんばる方々を実務面とスピリチュアルな面から支援しています。


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