2010年08月17日

メールのスキルアップ術

前回に続き、こちらの本からメールのスキルアップにつながる技をご紹介します。

仕事がぐんぐんパワーアップ ビジネスメール 「こころ」の伝え方教えます (@ベーシックシリーズ)
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テンプレートでスピードアップ

テンプレートを使うことによってメールを書くスピードが速くなります。

毎月1回〜2回以上書いている同じようなメールがあるとしたら、テンプレート化したほうがよいでしょう。

テンプレートを作るときは、書き変える箇所のみ「●」などの記号に変換しておきましょう。

まれに「1000万」などの数字をそのままにしておき、書き変えるべき箇所がわからなくなり、そのまま送信してしまう場合があります。

 

テンプレートを無料で配布しているサイトもありますので、こういうのを利用してもいいですね。

Eメールポータルサイト「コルタ」

社外メールの書き方サイト

 

単語登録で入力を省力化

単語登録とは、「こんに」と入力して変換を押したら、「こんにちは。山田です。」と表示されるようにあらかじめ登録をしておくことを指します。

よく使う単語や一文は登録をしておくと便利です。

 

この機能はとても便利なので、もし登録したことがなかったら、ぜひ一度やってみてください。

こちらのサイトに登録方法が掲載されています

 

振り分け設定でメールを整理

メールソフトには通常、「Aさんのアドレスから届いたメールをA社フォルダへ」、「単語にBが含まれていたらB案件フォルダへ」というように、条件によってメールを自動的にフォルダへ仕分けする機能が装備されています。

必要なメールが指定のフォルダへたまっていくので、迷惑メールやお問い合わせメールに紛れてしまうことはありません。

 

Outlookの場合、こちらにその方法が掲載されてます。

 

バックアップで憂いなし

パソコンは、万能で延々に動き続けるわけではありません。

パソコン上に入っているものが消失する危険性がある以上、定期的なバックアップが必要なのである。

 

バックアップしたデータを同じパソコンで管理していることがありますが、パソコンが壊れたらバックアップデータもなくなってしまいます。

必ず、外付けハードディスクやCD−Rなど別のメディアで保管しましょう。

保管したデータが外部に漏れると問題ですので、最低限パスワードはかけるように、情報漏えいにも配慮をすべきでしょう。

 

いずれも基本なので既にやってるよ、という方もおられるでしょうが、確認は何度してもし過ぎることはありません。

この機会にチェックしておいてくださいませ。


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この記事へのコメント

1. Posted by “夢空間”マツダ   2010年08月17日 13:44
こんにちは。
メールのスキルアップかぁ。
その前に僕は文章力のスキルアップかなぁ。
言葉ってすごく大事ですよね。
ブログでちょっとは文章力がみがかれたような気もします^^v
2. Posted by ビルダーナース   2010年08月17日 22:54
>"夢空間"マツダさんへ

そうですね、文章力もメールに必要ですね。
ブログよりは用件を伝える要素が強いので、わかりやすく伝える工夫が求められると思います。

何事も練習ですから、お互い精進しましょうね〜

3. Posted by 元単身赴任のYH   2010年08月18日 07:56
おはようございます。

単語登録は、しておくと便利だろうなと思いつつ、やれていません。(笑)
今日の話も、とても参考になりました!

ポチッ
4. Posted by ビルダーナース   2010年08月18日 22:05
>元単身赴任のYHさんへ

単語登録は便利ですよ〜

特に、お名前の難しい方で1回の変換で表示されない場合、登録しておくといいと思います。

設定するためのコマンドを覚えれば、そんなに苦にならないのでは?

ぜひぜひトライされてください。

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ビルダーナースです
アラフォー女子。
A型。かに座。7月11日生まれ。
千葉市花見川区育ち。千葉→東京→千葉→名古屋→広島と移動し、現在は広島市在住。双子の片割れ(兄)がいます。

趣味は家事、映画、読書、散歩、人間観察。


技術屋で建築家の社長と2人で地場ビルダーを立ち上げた経験あり。


立ち上げ当初は業績も順調でしたが、3年目に大きな壁にぶつかりました。

この時、技術力やデザイン力だけではなく、PRやマーケティングを真剣に考えるようになりました。そこで主にHPで集客するスベを身に着け、金なし、地縁なし、営業マンなしで、なんとか受注できるようになりました。


得意なことは集客デザイン。そのためのHP制作やチラシ・カタログ・パンフレットの企画、制作・マーケティング施策の企画。コーチングを通してその施策を継続できるようサポートすること。


現在は工務店・ビルダー・職人・設計士さんのコンサルティングやコーチング、執筆活動などを通じて地場でがんばる方々を実務面とスピリチュアルな面から支援しています。


テクニックやスキルも大事ですが、心のあり方も大きく経営には影響します。


どうやって心を整えていけば良いかも、コーチングなどではお話させてもらうことが増えました。




人口減少、空き家の増加、職人不足などなど業界を取り巻く環境は明るくはありません。

だからこそ、スピリチュアルな視点でのサポートを通じ、心のあり方が自分を取り巻く環境を変えていけることを、一人でも多くの方に体感いただきたいなと思います。


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