2010年08月14日

メールのルール、文字表示ルールを決めておきましょう

前回ご紹介したメールに関する本から、おさらいしておきたいポイントを転載します。

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要旨書いてから本文を

いきなり本題に入るのではなく、何の目的でメールを送っているのかを2〜3行程度で説明します。

例:お見積もりの確認をしていただきたく、メールを送信しました。

 

メールの本文の要素は5W1Hで

盛り込むべき内容が欠落していると、あとで質問攻めにあうことがあります。

仕事のできる人は質問漏れがありませんし、伝え漏れがありません。

何を書いていいか迷ったら、5W1Hを考えてメールを書くようにしましょう。

 

一文を簡潔に

メールはパソコンの画面で見ることが多いでしょう。

また、一度しか読まれないことも多いものです。

そのため、誤解されないように「構文はシンプルに、一文は短く」を心がけましょう。

 

テキスト形式が常識

メールはテキスト形式が常識。

HTML形式では、装飾した内容が適切に表示されないことがあります。

 

3〜5行書いたら1行空行をとる

行間を適切にとることによって、目に優しい、読みやすいメールになります。

 

1行の文字数は20〜30文字以内に

単語が2行にまたがると読みにくくなります。

文節や句読点で改行を入れましょう。

 

読点は多めに

自分がどこを読んでいるのか、目で追ったときにわかりやすくなります。

 

記号や罫線を使う

見出しをつけることによって、言いたいことがまとまります。

 

機種依存文字を使わない

機種依存文字とは、パソコンの種類や環境(WindowsやMac OSなど)に依存し、異なる環境で表示した場合に別の文字が表示される(文字化け)文字のことです。

 

意外に機種依存文字を使われているメールは、多い気がします。

 

使わない方がいいなら、変換したときに表示しないでほしいんですけどねぇ。

そういう自動制御?みたいなことはパソコンに設定してから販売してほしい・・・・

 

表示されちゃうからつい機種依存文字を選択する、ってことありますよね。

 

これ以外にも、数字は半角で統一するか全角にするか。

住所の数字は全角だけど、電話番号は半角。

 

各自がそれなりのルールを持っているせいか、私も会社員時代は人によって注意してくることが違うので混乱しました。

 

Aさんは数字なら半角と言うし、Bさんは文章中なら全角でと言う。

 

そういうことを防ぐために、どんな規模の会社でも、会社として統一したルールを決めておくといいかもしれません。

細かいことですが、そういう気配り目配りが、大きいミスやクレームを防ぐ第一歩ですから。


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この記事へのコメント

1. Posted by 元単身赴任のYH   2010年08月15日 08:46
おはようございます。

とっても役立つお話です。
ありがとうございます。
ちなみに私は、本文は箇条書き形式が多いです。

ポチッ
2. Posted by ダイツネ   2010年08月15日 12:01
なるほど!

自分は句読点の付け方がわからず
読みにくい文になっている。

今は人に聞いて少しは改善されたと思う^^;

今度メール送る時にビルちゃんの記事を
参考にさせてもらいます^^
3. Posted by ビルダーナース   2010年08月16日 01:13
>元単身赴任のYHさんへ

私もできるだけ箇条書きにするようにしています。

それか一文ごとに改行してます。

メールでのやり取りが可能と言いながら、送っても返信のない人が多いのがこの業界。

まだまだ電話だけで仕事をするのが主流なようで、けっこう不便かも・・・
4. Posted by ビルダーナース   2010年08月16日 01:15
>ダイツネさんへ

まだまだメールでのやりとりが盛んでない住宅業界ですが、慣れておかないとこれから大変だと思います。

色んな手段でやりとりできるよう、ご準備お願いしま〜す。

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ビルダーナースです
アラフォー女子。
A型。かに座。7月11日生まれ。
千葉市花見川区育ち。千葉→東京→千葉→名古屋→広島と移動し、現在は広島市在住。双子の片割れ(兄)がいます。

趣味は家事、映画、読書、散歩、人間観察。


技術屋で建築家の社長と2人で地場ビルダーを立ち上げた経験あり。


立ち上げ当初は業績も順調でしたが、3年目に大きな壁にぶつかりました。

この時、技術力やデザイン力だけではなく、PRやマーケティングを真剣に考えるようになりました。そこで主にHPで集客するスベを身に着け、金なし、地縁なし、営業マンなしで、なんとか受注できるようになりました。


得意なことは集客デザイン。そのためのHP制作やチラシ・カタログ・パンフレットの企画、制作・マーケティング施策の企画。コーチングを通してその施策を継続できるようサポートすること。


現在は工務店・ビルダー・職人・設計士さんのコンサルティングやコーチング、執筆活動などを通じて地場でがんばる方々を実務面とスピリチュアルな面から支援しています。


テクニックやスキルも大事ですが、心のあり方も大きく経営には影響します。


どうやって心を整えていけば良いかも、コーチングなどではお話させてもらうことが増えました。




人口減少、空き家の増加、職人不足などなど業界を取り巻く環境は明るくはありません。

だからこそ、スピリチュアルな視点でのサポートを通じ、心のあり方が自分を取り巻く環境を変えていけることを、一人でも多くの方に体感いただきたいなと思います。


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